バックオフィスの業務効率化とコスト削減を実現しました

アウトソーシングにより繁忙期の業務負担が軽減しました

<導入事例:データセンター>
請求書関連業務の人材が定着しないため安定した業務処理が困難でした。
バックオフィス業務の一部をパートに依存していたのが、大きな要因でした。正確で効率よくということを前提にシェアードサービスを導入し、債権・債務管理の効率化を実現しました。

導入の背景

 

課題

  • バックオフィス業務の改善
  • 請求業務の人材確保

導入前の問題点

  • 請求業務をパートで賄っていたため、入れ替わりが激しく、都度教育が必要でした
  • 事務処理の経験が浅いため、ミスが頻発していました
  • パートへのトレーニングが必要なため、社員のコア業務に支障がありました

アウトソーシングによる効果

  • 代行サービスの集中業務による、効率的な請求書発送を実現しました
  • 繁忙期のみの業務委託による、コスト削減につながりました
  • トレーニング業務の負担軽減による、コア業務に専念できる環境になりました

導入のポイント~短期間でも安定した業務遂行が可能

導入のポイント2

今回のご依頼企業は外資系だったため、繁忙期の請求処理はパートタイム契約のスタッフでした。そのため定着率が悪く、スタッフ入れ替えのたびにトレーニングが必要で、その負荷が正社員にかかっていました。そこで、月末や月初めの請求処理のみに対応でき、安定した業務が代行できるヒスコムのシェアードサービスを導入。人員削減と正社員への負荷の低減につながりました。

さらに効率的な業務遂行のために、新たなシステムをご提案

現在ご提供しているアウトソーシングの内容は、送付先のチェックから、封入・発送作業までですが、今後、より安定したミスのない業務を実現したいとのご要望がありました。そこでヒスコムは、請求書の精度の向上と発送業務の効率化のために、チェック機能を付加したシステムを構築し、ご提案しました。現在は、お客様からのヒアリングを入念に進めている段階です。

課題と効果

課題1:繁忙期のみの人材確保が困難
解決1:アウトソースにより安定した人材を確保

繁忙期のみに、専任の事務スタッフを確保するのは困難でしたが、アウトソースすることでスキルの高いスタッフを安定して確保することが可能になりました。

課題2:スタッフへのトレーニング業務が負担に
解決2:事務処理専任のスタッフが業務を代行

事務処理業務の専任スタッフの業務代行で、正確で効率よい業務遂行を可能にしました。常に高い精度で作業が行われるため、安定した業務処理と、スタッフトレーニングの業務負荷を削減しました。

ヒスコムの事業・サービス

ヒスコムはITを通じて、ビジネスソリューションをご提案しています。

  • 自動販売機に関するソリューション
  • コールセンターに関するソリューション
  • シェアードサービスに関するソリューション
  • データベースに関するソリューション
  • セキュリティに関するソリューション
  • 営業支援に関するソリューション
  • ロジスティクスに関するソリューション
  • インフラ構築に関するソリューション