アウトソーシングの導入で、事務処理コストを大幅に削減しました

バックオフィス業務のアウトソースにより人件費を抑制しました

<導入事例:飲料メーカー>
業務拡大に伴う事務処理作業の増加による社員への負荷軽減が課題でした。
とくに営業職の社員は、売掛業務など請求にかかわる事務処理を兼業していたため、主業務である営業活動に影響があることも少なくありませんでした。
ヒスコムのシェアードサービスをご活用いただき、アウトソーシングによる人材の効果的な配置が実現しました。

達成項目

導入前 2,200件→
導入後 4,000件
(月平均)

請求書発送のスピードアップ

導入の背景


導入前の問題点

  • 営業担当者が管理していた請求業務が複雑なため、負担になっていました
  • 大量な請求書作成のため、月末月初の残業が必須でした
  • 伝票処置が手書きのため、ミスが目立っていました

導入システム

  • 売掛管理システム
  • 債権管理システム
  • 入金消し込みシステム
  • 伝票Naviシステム

効果

  • 請求業務のアウトソースにより、営業マンの負担が激減しました
  • 事務処理業務による月末月初の残業がゼロになりました
  • システム導入による事務処理代行のため、事務処理の精度とスピードが上がりました
  • 納入先様のニーズに合った請求業務を実現しました

導入のポイント~コンピュータシステム導入による業務改革の実現

導入のポイント

事務処理業務の負荷原因のひとつに、旧態依然としていた事務処理がありました。以前から改善を検討していたものの、システム導入に伴う人員の確保とコスト面を考慮した結果、マッチングしたのがIT企業であるヒスコムのシェアードサービスでした。
ヒスコムでは、お客様のご要望をヒアリングして、その内容にマッチングしたシステムを設計し、業務に当たっています。今回、抜本的な業務改革をご検討したいとのご要望があり、請求業務以外にも、経理や財務処理に関わるシステムをご提案しています。

提案型の業務改善。それがヒスコムのシェアードサービス

ヒスコムでは、常にお客様の業務内容にマッチングしたシステムを設計し、効率化を推進しています。
たとえば、伝票Naviシステム。手書きによる伝票を個々の担当者が管理していたため、担当者不在の際は業務が滞ることもありました。そこで、必要な伝票を効率よく検索できるシステムを開発。全てのスタッフが情報を共有することを可能にすることで、さらに業務の効率化を実現しました。今後はこのシステムを、経理事務や財務処理に活用できるような環境づくりをご提案しています。人件費削減に繋がるだけではなく、抜本的な業務改善のための環境づくりも、ヒスコムなら実現可能です。

提案型の業務改善。それがスコムのシェアードサービス

課題と効果

課題1:複雑な請求処理による負荷
解決1:アウトソーシングによる負荷排除

営業担当の社員が兼務していた、請求業務をアウトソース。事務処理に関わる業務負担が軽減し、営業活動に専念できる環境になり、営業成績にも効果をもたらしています。

課題2:月末月初の残業が常習化
解決2:業務の専任化で残業が激減

請求業務がピークになる月末月初。営業活動から帰社後の業務処理になるため、長時間の残業が常習化していました。シェアードサービス導入後は、業務が専任化されたため、残業が激減。総残業時間の削減も実現しています。

課題3:手書き伝票によるミスの頻発
解決3:システム導入によりミス削減

作業全体のシステム化で、手書きによる伝票処理など、旧態依然とした事務処理から脱却。正確でスピーディな事務処理を可能にしました。

ヒスコムの事業・サービス

ヒスコムはITを通じて、ビジネスソリューションをご提案しています。

  • 自動販売機に関するソリューション
  • コールセンターに関するソリューション
  • シェアードサービスに関するソリューション
  • データベースに関するソリューション
  • セキュリティに関するソリューション
  • 営業支援に関するソリューション
  • ロジスティクスに関するソリューション
  • インフラ構築に関するソリューション